4. Técnicas


Las técnicas descritas aquí son una serie de herramientas que puede usarse para que las reuniones sean más productivas y aumentar la inclusión.

Se pueden utilizar por separado o todas ellas a la vez.


Estas técnicas se pueden utilizar de muchas formas diferentes.



Han demostrado ser suficientes para el diseño de muchos tipos de reuniones y actos.


No obstante, hay otras muchas más que irían bien con las descritas más abajo. Por favor, considérate invitado a añadir técnicas o a adaptarlas según las necesidades utilizando los Principios del capítulo anterior como directrices.







Piensa y Escucha


Ésta es una técnica fundamental que junto con la de Ronda establece los requisitos para conseguir una reunión inclusiva y productiva.


Aunque no se aprendiera ni se aplicara ninguna otra técnica salvo estas dos, aun así se habría realizado un gran avance.


Tiene su propia página porqué lo destacamos como herramienta muy poderosa >> ver  Piensa y Escucha





Ronda


Descripción


En una ronda todos hablan por turnos durante un tiempo corto e idéntico.

El dinamizador informa al grupo y ofrece temas para guiar sus contribuciones.


Por qué funciona


En la mayoría de las reuniones algunos ni siquiera consiguen ser oídos.

En las que hay mucha gente (20 o más) éstos pueden ser una minoría o mayoría significativa.


Una ronda en cierto modo da una solución a dicha situación al conceder a cada persona un tiempo para hablar a todo el grupo.

Es una técnica de Igualdad  de Oportunidades y puede ser utilizada más de una vez en una misma reunión.


La gente realmente aprecia la Inclusión originada al usar una Ronda y la toma como una invitación a participar cuando se utiliza al poco de comenzar.



Una Ronda da a la gente la oportunidad de hablar sin peligro a todo el grupo, y la información compartida ayuda a hacerse una idea de la diversidad presente en la reunión.



Sugerír un tema para la Ronda hace que la gente se relaje al conocer sobre qué deben hablar y cronometrar las contribuciones evita que algunos se apropien de más tiempo del que les corresponde.



Retos


En pequeñas reuniones esta técnica supone una manera fácil de comenzar y terminar y es útil para realizar Chequeos durante el proceso.

Trabajar con mucha gente exige tomar medidas especiales.



El dilema está en que cuanta más gente hay más tiempo lleva la Ronda.

Un punto de vista sostiene que las ventajas de que todos hablen al grupo al menos una vez son tan grandes que debe hacerse un esfuerzo especial para incluir por lo menos una Ronda, aunque el tiempo dedicado a cada persona sea corto (Prueba "Tu nombre y una palabra sobre ti" o " Tu nombre y una señal para mostrarnos cómo está tu nivel de energía" utilizando los pulgares hacia arriba para indicar que bien o hacia abajo para señalar que necesitas un descanso, y cualquier posición entre las dos).



Incluso en grupos de hasta cuarenta personas una Ronda de medio minuto para cada uno funciona bien. En un minuto por persona se puede hablar de temas bastante importantes.


En grupos aun mayores es poco práctico que cada uno se dirija a todos a no ser que ello sea uno de los propósitos principales de la reunión o encuentro. En semejantes situaciones concede a todos la oportunidad de un Piensa y Escucha y luego recoge un pequeño número de feedbacks.



PFF (Preguntas que se Formulan Frecuentemente)


P: ¿Tengo que hablar?


R: No si no quieres (en grupos grandes puede venir bien el no querer hablar)



Aplicaciones



Utilízalo como la columna vertebral en cualquier Comienzos y Finales para que la gente se presente o explique lo que ha supuesto el encuentro para ella.

Haz una Ronda después de cualquier Piensa y Escucha para recoger ideas.



Notas para el dinamizador



Sólo hace falta dar a los participantes una somera explicación.

Merece la pena nombrar la técnica por su nombre, Ronda.


De esta manera, la gente se percata de que el diseño de una reunión o encuentro inclusivo consiste sencillamente en adoptar conscientemente técnicas que son claramente eficaces. A1 nombrarla, se consigue que esta técnica productiva y festiva sea visible y más fácil de recordar.

Una técnica recordada es una técnica utilizada.



El dinamizador va primero para dar una idea de la brevedad requerida para que funcione la Ronda.

Después la Ronda sigue en cualquiera de las dos direcciones(íntenta alternar la dirección para que no desarrolles una preferencia) y escucha atentamente a cada persona.

Reconoce su contribución positivamente(prueba con "Gracias", "Bien", "Estupendo").



La gente necesita saber que ha llegado su turno, especialmente en grandes grupos donde puede que no haya suficiente espacio fisico para que la gente se siente o esté de pie en un orden claro.


El dinamizador señala a la gente cuando empezar y cuando terminar entrando en contacto visual o rompiendo éste.  Un cronómetro resulta de gran ayuda.


Lo normal es que el tiempo para cada persona sea de treinta segundos a dos minutos dependiendo del contenido propuesto para la Ronda y el número de los participantes.

Tiempos más largos de hasta cinco minutos funcionan bien cuando grupos pequeños y experimentados deliberan sobre temas importantes o toman decisiones bien pensadas.

Todos se sorprenden al descubrir cuánto se puede decir en poco tiempo, especialmente si se han preparado con un Piensa y Escucha.



Una pauta para un grupo grande es que treinta minutos en total está dentro de la capacidad de atención de casi todos. Las Rondas más largas pueden ser interrumpidas para estirarse o hacer un descanso en la mitad.



Los grupos pequeños pueden completar una Ronda en mucho menos tiempo, en unos cinco a diez minutos dependiendo del tema tratado.




Chequeos


Descripción



De vez en cuando el dinamizador necesitará saber cómo está el nivel de energía de los participantes.


¿Está bien?

¿Se necesita un descanso?

¿Cómo se encuentra la gente después de la comida?

¿Pueden continuar durante otros diez minutos para terminar con este asunto antes de comer?

¿ Está bien la temperatura y la ventilación?


La técnica de los pulgares hacia arriba, abajo o posiciones intermedias resulta muy útil aquí.



Por qué es efectiva



Los chequeos frecuentes ofrecen al dinamizador una información esencial a la hora de decidir el modo a seguir.


También funcionan en sentido inverso, dando a los participantes la información de que los dinamizadores se preocupan por el estado de su energía y comodidad.



El llevar la atención de la gente hacia su propia energía y comodidad consigue a menudo que hagan algo a este respecto, como abrir una ventana o abandonar la habitación para darse un pequeño respiro.


Y reconocer la situación significa muchas veces que la gente, incluso estando cansada, estará más dispuesta a realizar un pequeño esfuerzo extra durante un rato.



Retos


La gente generalmente no está acostumbrada a explicar cómo se sienten o como les va.


Se trata de un condicionante cultural que pronto se viene abajo cuando se da cuenta de lo refrescante que es no tener que hacer ver que se está siempre bien.





Comienzos y Finales


Descripción


Comienza y termina las reuniones con una Ronda sencilla.


La forma de comenzar por vez primera una reunión debe de ser sencilla.


- Por ejemplo,

- "Di tu nombre y una cosa sobre ti" o

- Di tu nombre y dónde vives ahora".


Incluye una pregunta sobre por qué han venido si no sabes con seguridad qué esperan los participantes de la reunión.



Los finales son momentos adecuados para conseguir información sobre cómo ha ido la reunión para los participantes:


-  "Di tu nombre, algo que te haya gustado de la reunión y algo que hubieras hecho de manera diferente" funciona bien.



Por qué funciona


Un comienzo y final claros hace que sea obvio cuando se comienza y cuando se acaba.


Una señal clara al finalizar les informa de que se pueden ir.


Es una buena costumbre el realizar un final a la hora señalada en la invitación a la reunión.

Si hay algo importante o algunos quieren quedarse para relacionarse con la gente, se puede hacer después del final sin necesidad de que los que deban irse se tengan que quedar. Las reuniones sin un final claro son comunes y problemáticas.



Los Comienzos pueden dar a los dinamizadores la información que necesitan para poder improvisar y realizar los cambios adecuados en el diseño de la reunión. A veces dicha improvisación puede ser grande, especialmente cuando uno ha sido contratado por un tercero que te ha dado tan sólo una idea a grandes rasgos. Siempre es mejor una reunión un poco caótica que otra irrelevante.



La información que se recoge en los finales es para el dinamizador tanto su premio como su principal fuente de aprendizaje. Uno necesita saber para su propia satisfacción que la reunión le ha gustado a la gente, y " Qué hubiera hecho de manera diferente" a menudo le da buenas pistas para realizar cambios en reuniones futuras.





Nadie habla dos veces ...


Descripción


De vez en cuando la gente dirá que necesita discutir algo.


Por discusión se entiende a menudo algo libre, cada uno diciendo lo que quiere durante el tiempo que quiere.


Por lo general son mucho menos fructíferas de lo que la gente cree pero hay un fuerte condicionante cultural que sostiene que una discusión libre es equivalente a la libertad de pensamiento.


Sin estructura, una discusión abierta comúnmente genera problemas como discusiones acaloradas y exclusión, patrones de dominio, polarización y politización.


En dichas condiciones de competición el buen sentido desaparece y no se consigue hacer gran cosa.


Las discusiones abiertas pueden ser mas productivas aplicando la técnica de Igualdad de oportunidades.


Al abrir la discusión el dinamizador propone la norma de "Nadie habla por segunda vez hasta que todos hayan tenido la oportunidad de hacerlo una vez".


El dinamizador pide al que hace las veces de secretario (Ver Dirección compartida de reuniones) que se ocupe de controlar quien habla, pudiendo así centrarse en el grupo para detectar si los participantes intervienen poco y encontrar pequeñas formas de animar a los poco dispuestos a hacerlo.



Esta técnica estructural puede ser desarrollada y adaptada después de un tiempo.


"Ahora no dejaré a nadie hablar por tercera vez hasta que todos hayan tenido la oportunidad de hacerlo por segunda vez" o si el proceso se desarrolla claramente con tranquilidad y está a punto de finalizar ¿Alguien quiere añadir algo?".



Por qué funciona



Funciona porque elimina la posibilidad de que alguien tome la voz cantante para hablar varias veces en rápida sucesión.


Por ejemplo, no se puede crear una discusión acalorada si no hay lugar para que se produzca un intercambio de tipo ping-pong.


No hay nada que impida más poder disfrutar de una reunión que un conflicto entre dos personas en el que los dos buscan ser el ganador.



El dirigir cada una de las contribuciones a la discusión utilizando esta técnica también hace que haya tiempo suficiente para animar a hablar a la gente más callada, o si la gente no tiene gran cosa que añadir, las discusiones son agradablemente cortas y van derechas al grano.



Nadie habla por segunda vez ... hace que se eviten las trivialidades y cosas irrelevantes que ocupan el tiempo.



Retos



Nadie habla dos veces... puede molestar a aquellos a quienes les gusta las batallas de ingenio o que sienten la necesidad de desahogarse.


Algunos creen que el conflicto agudiza el pensamiento y que una buena pelea verbal precede a una buena decisión.



Si hay resistencia al uso de esta técnica o su introducción no parece factible (esta técnica es especialmente dificil para grupos ya existentes u otros en los que muchos de sus miembros sean profesionales o académicos) entonces intenta utilizarla sin ser explícito.


Por ejemplo, cuando uno de los participantes está a punto de hablar por segunda o tercera vez, y está acallando a otros al hacerlo, puedes decir "antes de oírle a usted otra vez vamos a ver si a alguien que todavía no haya hablado le gustaría decir algo"


Esta versión de la técnica descrita es muy utilizada por los moderiadóres dé reuniones convencionales. Sin embargo, si no es posible nombrar la técnica, ésta permanece relativamente en la oscuridad.




Mapas mentales



Descripción



Los mapas mentales son diagramas a mano alzada que empiezan a partir de un círculo en el medio y que posee ramas que salen de él en todas direcciones.



Un Mapa Mental sobre los Mapas Mentales



Por qué funciona



Un mapa mental da una representación visual completa de todo el tema y permite identificar fácilmente los puntos principales. Es una manera flexible de presentar la información y se puede cambiar mucho más fácilmente que un texto lineal.



Retos



Poder diseñar un mapa mental es una habilidad que requiere práctica ya que el diseñador tiene que condensar las frases en unas pocas palabras claves.


Las agendas resultan las más fáciles de representar, pero es mucho más diflcil hacerlo con el proceso de una presentación o una sesión posterior de preguntas y respuestas. Asegúrate de que la gente practique con una tarea sencilla mientras su habilidad se desarrolla.



Aplicaciones



Son muchas y variadas. Los cartógrafos experimentados de la mente los utilizan siempre que es necesario tomar notas:


  • en la preparación de una presentación
  • como respuesta a las presentaciones
  • cuando se está preparando y mostrando las agendas
  • para representar en un mapa un fin de semana ideal
  • para revisar su propio pensamiento
  • al prepararse para escribir un informe
  • y para otras muchas aplicaciones


Los mapas mentales permiten a los participantes realizar sin ninguna limitación una tormenta de ideas o brainstorming para delimitar los puntos de las agendas sin tener en principio ninguna limitación en cuanto al orden u ordenación de las prioridades.


La posición de un elemento en un mapa mental tampoco indica su importancia.


El utilizar un mapa mental hace posible la reorganización total de una agenda usando la técnica de Organizando Agendas Abiertas


La reorganización puede suponer juntar varios elementos, mostrar relaciones entre ellos, añadir números para indicar el orden, o su duración y el tacharlos según van siendo completados.




Organizando Agendas Abiertas


Descripción



Primera fase:


A1 comienzo de la reunión el dinamizador o el que hace de secretario dibuja un Mapa Mental mostrando los elementos que los participantes desean que aparezcan en la agenda.

Puede que algunos, o la mayoría de ellos, fueran obvios de antemano pero el principio de que la asamblea debe generarlos allí mismo es importante y se debe respetar.

Si se presentara una agenda preparada de antemano, se debe dejar claro que sólo es un borrador y que la agenda final se decidirá ese día.


En la mayoría de las reuniones surgirán seguramente puntos o temas que no podían haber sido previstos. Un Piensa y Escucha puede servir para generar puntos para la agenda.



Segunda etapa:


El dinamizador dirige la reunión para que se diga qué puntos requieren poca, mucha o un grado medio de atención.



Tercera etapa:


Dado el tiempo disponible para la reunión se puede hacer un cálculo aproximado que especifique que corto significa cinco minutos, medio diez minutos y largo significa veinte minutos.

En esta etapa aparecen puntos muy breves o muy largos y se pueden ajustar.


Toma nota de que los puntos que a menudo se califican como "Esto se despacha en un minuto" terminan por necesitar mucho más tiempo que el esperado.


Fase cuarta:


El grupo ya está preparado para decidir el orden en que se van a tratar los asuntos. Generalmente los que llevan poco tiempo se tratan primero.


Fase quinta:


Durante la reunión el dinamizador, el secretario y la persona a cargo de cronometrar el tiempo harán saber a los participantes cualquier cosa que vaya en contra del plan establecido. La asamblea decide los ajustes a realizar para que la reunión sea un éxito. Los ajustes pueden adoptar la forma de una Ronda o un Piensa y Escucha espontáneos.




Por qué funciona


El que todos participen en la elaboración de la agenda hace que todos sientan como suyos el contenido, el orden y la forma de llevar la reunión.

Esta técnica permite que se realicen abiertamente negociaciones esenciales en cuanto al tiempo y el espacio.



Una agenda preparada así resulta siempre relevante, toma en consideración las necesidades de los participantes y muestra claramente el deseo de aumentar su poder y control.


Al elaborar la agenda con las fases propuestas más arriba se consigue que una tarea potencialmente compleja y ardua sea ligera.


El saber que tanto el orden como el tiempo de la agenda pueden ser revisados según sus necesidades da a los participantes la seguridad y confianza que se desprenden de una estructura  robusta pero flexible.



Desafíos


Algunos se quedan atascados cuando tratan de decidir si algunos de los temas requieren un grado mayor, medio o menor de atención.


Puede que se trate de gente que encuentra dificil trabajar a la manera un poco tosca y directa requerida por la técnica.


Estos necesitarán que se les asegure que el programa puede adaptarse para acomodar cualquier error en los cálculos.


Es posible que al principio los participantes generen un número extremadamente optimista de puntos a tratar en la agenda.


No obstante, según se vayan desarrollando las diferentes fases de la agenda este hecho se convertirá en obvio.


Las negociaciones para reducir el número de temas o abreviar muchos de ellos son de gran utilidad.


Fíjate en que los puntos pueden ser brevemente descritos por los que los han propuesto para así ayudar a los participantes a decidir si deben ser incluidos o no, aunque se debe estar atento para que nadie pueda debatir el tema en este momento de la reunión.


Como alternativa, las sugerencias para la agenda se pueden limitar a una por persona.

Los temas que requieran preparación de material para deliberaciones anteriores a la reunión habrán sido señaladas para ser incluidas en una reunión anterior.




PFF


P: ¿No es una pérdida de tiempo trabajar con Elaborando Agendas Abiertas?

Después de todo, los diez o veinte minutos que lleva se podrían haber empleado en solventar uno o dos puntos.



R. Los beneficios derivados del hecho de que la agenda y el proceso de la reunión sea de todos, conseguidos a través de Elaborando Agendas Abiertas y Agendas visibles conducen a un mayor compromiso en llevar a término la agenda.

Una cerrada y secreta aumenta la posibilidad de que la reunión se desvíe y se exceda.



Aplicaciones


Utilízala junto con Agendas Visibles en todos los actos y reuniones.


Es una técnica efectiva que permite realizar diseños colectivos y constructivos para reuniones.


Utiliza los principios de flexibilidad y franqueza incluso en los actos más rígidamente estructurados.


Al hacerlo, aunque sea sólo en dosis muy pequeñas, cambiará para los participantes de pasivo a activo el carácter de del acto.





Agendas Visibles



Descripción


El secretario de la reunión debe asegurarse de que la agenda de la sesión sea visible en todo momento y está apuntada, en la forma de Mapa Mental, en una hoja grande o similar.

En ocasiones es útil, como algo adicional a la agenda, un horario que sea visible.



Por qué funciona


En el tipo de reuniones y actos propuesto en este manual el grupo deseará modificar la agenda de manera activa a lo largo de la reunión (ver Elaborando Agendas Abiertas).

Resulta difícil hacerlo si la agenda está redactada en papel formato A4 u ordenada de forma lineal.


Algo a escala mayor sobre lo que se pueda dibujar fácilmente a la vista de todos es esencial (se requiere varios rotuladores de diferentes colores).

Así el grupo se puede centrar en la tarea de redistribuir el tiempo, prioridades, eliminar asuntos, etc. según se presente la necesidad.


De este modo, los miembros tienen tanto el control como la responsabilidad sobre la marcha de la reunión.


Los grupos a los que se les ha dado esta responsabilidad marchan mucho mejor que otros que tienen que ajustarse a una agenda lineal.



Aplicaciones



Funciona en cualquier situación que se pueda dar en una reunión.



Notas para el dinamizador



La mayoría de las salas donde se celebran reuniones tienen hoy en día encerados blancos o un soporte con papeles grandes que se pueden doblar y echar para atrás.


Pero a menudo resulta dificil encontrar unos rotuladores o marcadores adecuados así como un borrador.


Por lo tanto prepárate de antemano y lleva los que necesites.

De esta manera no tendrás que usar si no quieres los que son tóxicos.





Grupo de apoyo de visiones



es un tipo de grupo de apoyo muy poderoso y tiene su propia página >>>  Grupos de Apoyo de Visiones





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