Manual de Reuniones Efectivas

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Este Manual de Reuniones Efectivas fue escrito por dos pioneros permacultures en Inglaterra: Jane Hera (ahora de Marvellous Meetings) y Andy Langford (ahora de Gaia University) y publicado por la Academia de Permacultura Inglesa y el Condado de Oxfordshire, en el 1998.

Contiene muchas y muy buenas herramientas para lograr encuentros más productivos (y divertidos) con buenas explicaciones de como y porqué funcionan.
Aquí reproducimos el Manual por completo, y nota que también lo puedes descargar en pdf. abajo.

Es un excellente texto para un grupo de estudio, se recomienda tomar un capítulo por día (semana intensiva) o un capítulo por semana (menos intensivo), y hacer los métodos en el grupo, para practicar y averiguar su funcionamiento.


Reuniones Efectivas


Prefacio


¿Alguna vez has salido de una reunión sintiéndote inspirado?, ¿ Con una sensación de logro? Quizás si, pero sin lugar a dudas ha habido más veces en las que las reuniones te llenaron de frustración y te parecieron aburridas o poco productivas.

¿Alguna vez, cuando encuentras siempre las mismas caras en las reuniones has pensado en cómo podrías conseguir que más gente se uniera a tu grupo local?



Frecuentemente dedicamos mucha energía a la organización de actos especiales, pero ¿qué pasa con los ordinarios? Este manual describe un conjunto de técnicas sencillas y fáciles de usar que pueden utilizarse en muchas situaciones de cada día para aumentar la productividad, la participación y el disfrute y que, además de necesitar muy poca preparación, funcionan!



Este manual es el resultado del trabajo de la Red de Dinamizadores de Agenda 21 de South Oxfordshire. Dicha red se formó en julio de 1997 con la intención formar a gente de la localidad para que pudieran dirigir seminarios de un día de duración pensados para comunidades del lugar. Pronto se hizo evidente que no era necesario esperar al final de la formación para poner en práctica nuestras nuevas habilidades. Empezamos a utilizar en nuestras propias vidas las técnicas para trabajo en grupos y reuniones que estábamos aprendiendo. Descubrimos que teníamos al alcance de la mano una serie de técnicas que no sólo eran efectivas, sino que además gustaban a la gente, desde grupos juveniles a grupos ecologistas o reuniones de investigación científica.



En marzo del 98, como se describe al final de este manual, y después de tan sólo tres días y medio de formación, cinco de los dinamizadores organizaron en la zona de Wallingford un día entero de "Búsqueda de Acción" con representantes de once iglesias.


Estos métodos funcionan porque han sido pensados para la inclusión, es decir, para que todos los que se encuentran en una reunión tengan la oportunidad real de participar.



De manera que, tanto si perteneces a un grupo comunitario, trabajas para una empresa, representas a tus votantes en un ayuntamiento, o coordinas un programa de Agenda 21, estoy segura de que encontrarás algo que te animará a seguir leyendo si te adentras en este manual. Pero no te limites a leerlo. Pon en práctica algunas de sus sugerencias y descubre por ti mismo cuan provechosas pueden ser.




Heather Saunders

Coordinadora de la Agenda 21 Local y "dinamizadora" en formación.





 
Índice



1. Introducción 


Para qué sirve este manual y cómo está organizado


Un sistema metodológico progresivo


Estructuras liberadoras


Práctica en diseño


Introduciendo los nuevos enfoques


¿Por qué “reuniones y encuentros”?



2. Inclusión


¿Qué es una reunión o acto inclusivo?


¿Cómo de inclusivo es inclusivo?


Límites a la inclusión


¡Inclusión ya!



3. Principios


Dejando tiempo para pensar


Igualdad de oportunidades


Proceso libre de interrupciones


Frases en primera persona


Reuniones y actos independientes


Actas y todo eso


Los siguientes pasos a dar


Dirección de reuniones compartida


Intercambiando los papeles


Los términos del cargo


Preparación y redacción conjunta de informes


Reuniones flexibles


Trabajando con agendas abiertas


Ofreciendo feedback o retroalimentación




4. Técnicas


Piensa y escucha


Ronda


Chequeos


Comienzos y finales


Nadie habla por segunda vez…


Mapas mentales


Preparando agendas abiertas


Agendas visibles


Grupo de apoyo de visiones




5. Redes de Agenda 21


Características de las Redes de Agenda 21


Redes de Agenda 21 y los ayuntamientos


Resumen del enfoque




6. Dos principios más


Trabajando con visiones


Encontrando bases comunes




7. Búsqueda de acción 


¿Se requiere una búsqueda de acción?


Pasos en la búsqueda de acción














8.  Orígenes de los métodos inclusivos para 
reuniones


Existe hoy en día un gran interés y mucha actividad en torno al diseño de reuniones y actos inclusivos que busca aumentar su productividad.



Por ejemplo, se ha utilizado en muchas organizaciones y redes la Búsqueda de Futuro, una técnica innovadora de tres días de duración, pensada para conseguir una base común para la acción entre gente muy diversa.



Dicho modelo fue introducido en el Reino Unido en 1996 por Marvin Weísbord y Sandra Janoff (Búsqueda de Futuro - Una guía para la Acción en busca de una Base Común en Organizaciones y Comunidades, 1995, San Francisco, Berret-Koehler Publishers Inc.).


Búsqueda de Futuro ha dado lugar a otras variantes de un día de duración que requieren menos recursos.


La Búsqueda de Acción descrita en este manual es una de dichas variantes.


Miembros de la Red de Practicantes han desarrollado por lo menos una docena de variantes de Búsqueda de Futuro (Centro para la Visión Comunitaria, Piso 1°, Vine Court, Calle Whitechapel 112-116, Londres E1 1JE).



Otros están experimentando con las técnicas de Espacio Abierto, Planificando en Serio y sus variantes, Declaración para el Diseño de una Comunidad (Ecoaldea?) y otros muchos enfoques innovadores en busca de participación e inclusión.



Además de la inspiración ofrecida por la técnica de Búsqueda de Futuro, este manual se basa en la habilidad sin precedentes para formar redes de la organización a nivel mundial Consejo para la Re-evaluación (Rational Island Publishers Inc., 719'Second Avenue North, Seattle, Washington, 98109, USA).



La red mencionada apoya de manera efectiva a los que en todo el globo trabajan con unos medios materiales ínfimos para cambiar el mundo.


Conña sin embargo en la inteligencia e inventiva humana, en un diseño organizativo basado en un menor esfuerzo para un efecto mayor.


Las técnicas utilizadas en las reuniones y actos del consejo para una Re- evaluación se caracterizan por la facilidad con que se aprenden y utilizan, y pueden ser combinadas para crear modelos con funciones múltiples que destacan por su capacidad para crear un entorno que favorece la participación.


La mayoría de las técnicas de este manual están basadas directamente en otras ya existentes en el campo de acción descrito anteriormente.


Se han añadido algunas técnicas de enlace o unión para aunar grupos de técnicas y así aumentar la productividad que ofrecen potencialmente.





Reconocimientos


A la Red de Dinamizadores de Agenda 21: Jennifer Bower, Elaine Clarke, Dorothy Cussens, Phil Koomen, Mike Lupton, Gillian Nahum, Rob Potter, John Rodda, y Paul Samuels, por su entusiaasmo y entrega en la preparación de dinamizadores y su disposición a aventurarse en lo desconocido y poner a prueba técnicas inclusivas para reuniones, tanto en su vida privada como laboral.



Jane Hera, Designed Visions (2011: ahora de Marvellous Meetings), diseñadora de permacultura y consultora, cuya continua e inteligente buena voluntad a la hora de experimentar con la inclusión, reflexionar sobre ella, y desarrollar nuevos enfoques sirve de inspiración.


Las técnicas inclusivas para reuniones son creación conjunta nuestra.



Este manual ha sido escrito por: Andy Langford, Permaculture Academy (2011: ahora de Gaia University)



Y ha sido editado por:


Heather Saunders Coordinadora de Agenda 21 South Oxfordshire District Council PO Box 140, Council Offices Crowmarsh, Wallingford

OX 10 8QX


Tel: (01491) 823497 Fax: (01491) 823015



Traducido al castellano por: Encarnación Bartos


Y revisado por: Madalen Goiria Montoya



South Oxfordshire District Council Parte de la iniciativa de Agenda 21 en la localidad